オンライン会議の議事録作成のための手法とおすすめのツール

リモートワークが増えて、会議もオンラインで行われるのが普通になっています

ZoomやTeamsといったオンラインミーティングのソフトのレコーディング機能を利用して特に議事録は取らずに済ますことも多いでしょうが、中には詳細に議事録を取ることを要求されることがあります

そんな場合におすすめなツールと方法を紹介します

詳細に議事録を取るには、会議が2時間になるなど長時間となるとまず、レコーディングは必須です

会議終了後にレコーディングされた動画ファイルをダウンロードしてパソコンで視聴します

なお、会社のMicrosoft365のTeamsで会議をすると、Microsoft Stream（YouTubeのマイクロソフト版）に動画が保存されて、発言がトランスクリプトとして生成されますが、現在だとOneDriveへの保存に変更されたため、トランスクリプト自体が無くなったようです

Windows だとまず動画再生ソフトはMedia Playerが考えられます

議事録を作成するときに普通に聞いていると時間が掛かり過ぎるので、慣れてきたら何秒かスキップするのを繰り返すことが時間短縮のコツです

会議に出席していないと難しいですが、出席していれば流れは掴んでいるので、議事録に関係ないところはスキップします

議事録で拾う内容とは、

• 会議で決定したこと
• やるべきこと（ToDo）
• Q&A（質問と回答）

上記の3つが基本になります

何かを確認し合うとかは特に重要でなければ、議事録には書きません

Media Playerに話を戻すと画面下部の中央に30秒スキップのアイコンがあります

30秒というのは会議の会話としては長い時間になり、話の流れが変わってしまうことがあるので、もっと短い時間のスキップが必要です

そこでMPC-HCという動画再生ソフトを使ってみました

画面のボタンにはありませんが、キーボードの「→」（右矢印）キーを再生中に押すことで5秒スキップします

なお再生/停止をボタンのクリックで実行できますが、面倒なためスペースキーを使うほうが良いでしょう

再生速度を速くするボタンもありますが、発言のイントネーションが分からなくなってしまうため私は使っていません

オプションのキーバインドでスキップ秒数を5秒より長くしたり短くすることもできるようです

MPC-HCのダウンロードや使い方についてはこちらを参考にしました

最近ではメールでも簡潔に書くため、文章力が培われなくなってきているのかもしれません

詳細な議事録では、ある程度の文章力も必要になるため、ブログなどのまとまった文章を書いていると活かされます